Korábban megjelentetett hírünkben már jeleztük, hogy a rendkívüli vészhelyzet miatti, a szervezeten belüli döntéshozatali mechanizmusok, beszámoló elfogadások változni fognak. Mi is vártuk a jogalkotó tájékoztatását, mely a 102/2020. kormányrendelet formájában meg is érkezett!
Ebben a hírblokkban összefoglaljuk – a teljesség igénye nélkül – a fontosabb, mindenkit érintő „átmeneti” változásokat és ebből adódó lehetőségeket.
Korábban megjelentetett hírünkben már jeleztük, hogy a rendkívüli vészhelyzet miatti, a szervezeten belüli döntéshozatali mechanizmusok, beszámoló elfogadások változni fognak. Mi is vártuk a jogalkotó tájékoztatását, mely a 102/2020. kormányrendelet formájában meg is érkezett!
Ebben a hírblokkban összefoglaljuk – a teljesség igénye nélkül – a fontosabb, mindenkit érintő „átmeneti” változásokat és ebből adódó lehetőségeket.
Kezdjük azzal, hogy a kormányrendeletben nincs utalás a beszámoló elfogadása és letétbe helyezése határidejének módosításra. Jelen állás szerint tehát továbbra is május 31-e a határidő!
Inkább az ügyvezető testület (elnökség), döntéshozó szerv (kuratórium, közgyűlés, küldött gyűlés) munkájának, feladatainak lehetőségeit igyekezte a rendkívüli helyzethez igazítani.
Legfontosabb szabály, amit kimond a rendelet, az valójában maga az alapprobléma:
A szervezetek döntéshozó szervének ülése nem tartható meg a tagok személyes részvételével, még akkor sem, ha már összehívásra került!
Ha személyesen nem, akkor miként? Ez foglalkoztat mindenkit…
Azt vegyük ki a kalapból, ha valamely szervezetnek a létesítő okirata rendelkezik arról, hogy személyes megjelenés nélkül, elektronikus eszközök használatával miként működnek testületeink. Mert, ha ez szerepel, akkor főszabály szerint úgy kell eljárjunk… ám a rendelet lehetőséget ad arra is, hogy szabályozott módon, de eltérjünk ettől is.
Mint tudjuk, a magyar jog néhol általánosít, néhol részletgazdag. Ezért most részletekbe nem menően, inkább általánosítva ismertetnénk az egyéb megoldásokat.
Lehetséges megoldások döntéshozatalra, mely során a döntés(eke)t:
A) döntéshozó szerv hozza ülés során: a tagok „digitális” részvételével és az ülés valamilyen erre alkalmas elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével kerül megtartásra
B) döntéshozó szerv hozza ülés nélkül: tagok bevonásával vélemény csere nélküli „távszavazással”, elektronikus úton írásban, digitális ülés megtartása nélkül
C) ügyvezető szerv hozza, ha a fenti kettő ésszerűen nem valósulhat meg
Ha a fentiek egyike sincs leszabályozva létesítő okiratunkban – bonyolultsága miatt nagy valószínűség szerint nincs - , akkor ennek szabályait a rendelet kritériumait figyelembe vételével az ügyvezető testület határozza meg.
Döntéshozó szerv: egyesületeknél - taggyűlés, küldöttgyűlés, rész-küldöttgyűlés; alapítványoknál – alapító(k).
Ügyvezető szerv: egyesületnél – elnökség, ügyvezető (ha nincs elnökség); alapítványnál – kuratórium, kurátor (ha nincs kuratórium)
Miként kell döntést hozni?
1) A döntéshozó szerv egy fős (nyilván ez annak esete, amikor az alapítványnak egy alapítója van) --» 3.§ (5)
Ez esetben az alapító írásban határoz és döntése a kuratóriummal/kurátorral való közlésével (nyilván írásban) válik hatályossá.
2) Döntéshozó szerv létszáma legfeljebb 5 fő (ez több alapítóval rendelkező alapítvány, egyesületi küldöttgyűlés/rész-küldöttgyűlés vagy szövetségi közgyűlés esetén képzelhető el) és előre láthatóan összehozható a digitális határozatképesség --» 4.§
A) Van digitális ülésezés:
Elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével – ennek típusát, szabályait az ügyvezetés határozhatja meg, figyelemmel a rendelet szövegére – digitális ülést tartunk. Itt jellemzően a videó, hang, szöveg átvitelre alkalmas szoftvereket kell érteni. Lényeges, hogy mindenki számára ugyanúgy, ugyanaz elérhető legyen. Biztosítani kell az azonnali véleménycsere lehetőségét.
Kijelölt tisztségviselő vezeti le, akárcsak hagyományos esetben. Nyilván jelenléti ívet nem lehet készíteni, de a résztvevő tagok adatait fel kell venni (név, lakcím). Jegyzőkönyv vezetése is kötelező!
A napirend közlésének szabályai nem változtak: vagyis a határidőben megküldött meghívóban meg kell azokat határozni, biztosítani kell a napirend kiegészítés lehetőségét (mint hagyományos esetben), rendelkezésre kell bocsátani a tárgyalt dokumentumokat és ez esetben a határozati javaslatokat is.
Lényegét tekintve ugyanúgy működik, mint egy normál közgyűlés, csak on-line. Javasoljuk, hogy ilyen ülés szervezése esetén a neten nézzenek körül a lehetséges jó megoldásokért.
B) Nincs ülés, csak döntéshozatal:
Nem tartunk elektronikusan ülést, de döntéseket hoz a tagság. Döntéshozatal úgy történhet, hogy a tag elküldi szavazatát meghatározott határidőn belül, meghatározott formában és tartalomban, magánszemély tag esetén akár e-mailen. Döntésekről az ügyvezetés értesíti a tagságot határidők betartásával.
A döntéshozatalhoz biztosítani kell a döntéshez kapcsolódó dokumentumokat és el kell küldeni a határozati javaslatokat is, amelyekre szavaznak a tagok.
A szavazat megküldésére legalább 15 napot biztosítani kell! A szavazatból ki kell derüljön, hogy ki szavazott (név és lakcím, jogi személy esetén képviselő neve is és székhely), melyik határozati javaslatra (pl. sorszáma) milyen szavazatot adott le. Javasoljuk egy egyszerű űrlap készítését, mely tartalmazza az előírt adatokat (GDPR miatt csak azokat) és segítségével átláthatóan leadható a szavazat.
3) Ha a döntéshozó szerv létszáma 6-10 fő közötti:
A 2) pont szerint kell eljárni, ha a többség igényli, hogy így járjanak el.
Ha erre nincs igény, akkor 5) szerint kell döntéseket hozni halaszthatatlan ügyekben.
4) Ha a döntéshozó szerv létszáma 10 fő feletti:
A 2) pont szerint kell eljárni, ha az ügyvezetés (elnökség, kuratórium) kezdeményezi, hogy így járjon el a szervezet.
Ha nem így döntött az ügyvezetés, akkor az 5) szerint kell döntést hozni halaszthatatlan ügyekben.
5) Ügyvezetés a döntéshozó, ha 2) nem valósulhat meg (mert digitális elérhetetlenség miatt nem valószínűsíthető a határozatképesség), a 3) esetében a többség nem igényelte vagy a 4) esetén nemleges döntés született. --» 5.§
Azok a döntések hozhatók így meg, melyek „a törvényes működés fenntartásához szükséges, észszerű és felelős gazdálkodás körében felmerülő halaszthatatlan ügyekben”. Ilyen többek között a beszámoló elfogadása!
Nem dönthet az ügyvezetés: létesítő okirat módosításáról (ha csak nem vészhelyzeti jogszabály kötelez rá), jogutód nélküli megszűnésről, átalakulási-egyesülési-szétválási ügyekről,
Nem árt tisztában lenni vele, hogy az ügyvezetés jogi felelősséggel tartozik ezen döntéseiért a Ptk.3:24.§ szerint!
ÉS!
A meghozott döntés(eke)t a veszélyhelyzet megszűnését követő legfeljebb 90. napra összehívandó rendkívüli döntéshozó szervi ülés napirendjére kell tűzni.
A vezetőség döntési mechanizmusát segíti, hogy az írásbeli egyeztetés és döntéshozatal, akár e-mailes üzenetváltással is megtörténhet. Fontosnak tartjuk, hogy a döntéshozatal átlátható és a lehetőleg demokratikusabb legyen.
Ha a szervezetben működik felügyelő szerv, akkor a beszámoló csak a felügyelő szerv írásos jelentésének birtokában fogadható el.
Nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a döntésekről tájékoztassuk a tagokat és a döntésben egyébként érintetteket, valamint ha a törvény vagy az alapító okirat a döntés nyilvánosságára hozatalát (közzétételét) írja elő, annak is meg kell történnie.
6) Ügyvezető szerv (elnökség, kuratórium), egyéb szervezeti testületek (pl. felügyelő szerv) digitális ülésezése, döntéshozatala --» 6.§
Üléseit elektronikus hírközlő eszköz útján vagy más személyazonosítást lehetővé tevő elektronikus eszköz igénybevételével is megtarthatja.
Vagy írásábeli egyeztetést folytathat, és a szervezetirányításával kapcsolatos döntéseket írásban is meghozhatja (írásosság lehet e-mail, fax, postai levél).
Ha a létesítő okiratban nincsenek erre vonatkozó előírások, a digitális döntéshozatal szabályait az elnök vagy a helyette eljáró személy határozza meg és közli a többiekkel (erről döntést nem kell hozni).
A határozatképességre különös vészhelyzeti szabályok vonatkoznak, a létszám meghatározásakor csak a döntésképes tagokat kell számításba venni.
Egyebek:
Alapvető fontosságú, hogy az ülések, döntéshozatalok általános rendjét tartani kell: napirend kell legyen, határozatot írásba kell foglalni, ezekről a tagokat megfelelő időben tájékoztatni kell...
Tisztségviselők mandátuma a vészhelyzet megszűnését követő 90. napig fennmarad, addig köteles ellátni feladatát. Választás esetén biztosítani kell a titkos szavazást, melyet elektronikusan költségesen lehet csak megoldani, ezért nem javasoljuk a digitális tisztújítást.
Szervezet oldaláról kiemelt szerepe lesz a minősített, elektronikus aláírásoknak, (idő)bélyegzőknek, dokumentumhitelesítéseknek. Természetesen a hagyományos postai megoldás továbbra is alkalmazható.
Felügyelő bizottság részvétele úgy működik, akár a tagoké, kommunikációja akár e-mailes is lehet. Ne feledjük el, hogy a beszámoló csak a felügyelő bizottság írásos jelentése alapján fogadható el, függetlenül a döntéshozatal módjától.
Könyvvizsgálat minden fenti esetben elvégezhető.
Természetesen, amint megjelennek hivatalos szervek részéről jogértelmezések, kiegészítések tájékoztatjuk olvasóinkat!
